- Veronika Mazour
- août 29, 2018
Transformation digitale: Comment assurer l'adoption de votre intranet
Si vous êtes en phase de lancement d’un projet de transformation digitale, cet article est pour vous ! D’autant plus si votre projet est global et transversal, tel qu’un nouvel intranet, un espace de travail numérique ou encore une plateforme de collaboration.
Le succès d’une initiative de transformation digitale se mesure avant tout en termes d’adoption utilisateur. Si le projet prend de l’ampleur, les premiers KPIs auxquels vous penserez seront : productivité, gain de temps, etc. Tout cela pour justifier votre retour sur investissement. Mais sans une adoption large et durable des utilisateurs, parler de ces mesures manquerait de sens et de valeur. Nous partons en effet du postulat que toute initiative de transformation digitale doit prendre en considération l’adoption utilisateur pour réussir.
Table des matières
La question qui se pose est donc: Comment faire pour assurer une adoption réussie et durable de cet outil ?
Nous vous partageons ci-après quelques-unes des bonnes pratiques que nous avons pu constater à travers notre expérience, toute à adapter en fonction de votre situation. .
Mais d’abord, laissez-nous démystifier certaines idées courantes véhiculées sur l’adoption d’un intranet.
1. Des mythes communs sur l'adoption intranet
Mythe 1. Adoption virale
L’adoption virale spontanée dans un contexte d’entreprise n’existe pas.
Quelle que soit la beauté et la convivialité de votre outil, voire son utilité, les gens accueillent toujours le changement avec méfiance. Dans un contexte professionnel, ils craignent de se tromper et d’être jugés. Le changement doit être impulsé progressivement et il doit être sponsorisé..
Mythe 2. Le coup de baguette magique
Il n’y a pas de solution miracle pour gérer votre changement et votre adoption.
Changer les comportements est un problème compliqué, il n’existe pas de solution simple, ni de solution unique. En fonction de votre contexte, vous serez confronté à des défis et des contraintes auxquels d’autres sociétés ne feront pas forcément face, et inversement.
Mythe 3. Les problèmes d'adoption concernent les grandes entreprises
Il n’y a pas de lien entre la taille de votre entreprise et l’adoption du changement.
Prenez davantage en considération la composition de la main d’oeuvre que la taille de l’entreprise. Une grande entreprise dont 80% du staff est composé de nouveaux millennials pourrait être un terrain moins difficile pour la transformation numérique qu’une petite entreprise de 500 personnes avec un personnel senior réticent à la digitalisation.
Mythe 4. Mon lancement s'est bien passé, c'était un franc succès
Ne vous estimez pas vainqueur sur la seule réussite de cette étape.…Il n’y a pas d’adoption immédiate et durable.
La courbe d’adoption est toujours en forme de cloche. Pour commencer, vous obtiendrez beaucoup de retombées médiatique (si vous gérez convenablement votre campagne de communication) et la courbe augmentera. Et puis, après avoir suscité beaucoup d’intérêt, la courbe descendra et dans le meilleur des cas remontera lentement par la suite. C’est ici que le processus d’adoption prend tout son sens. Détaillons tout cela ensemble.
2. Les trois étapes de l'adoption intranet
Comment juger du niveau d’adoption d’un intranet ? L’adoption se fait progressivement, en trois étapes généralement successives:
0- Pas d'adoption
Les utilisateurs ignorent l’outil.
1- Consommation / participation passive
Tout d’abord, les utilisateurs consomment des informations de manière passive, c’est-à-dire en silence. Ils lisent les communications d’entreprise, parcourent la base de connaissances et observent comment les autres utilisateurs interagissent les uns avec les autres.
2- Consommation / participation active
Là, les utilisateurs commencent à participer à des conversations. Ils aiment, ils commentent, ils expriment leurs opinions en réaction aux opinions des autres.
3- Interaction
Lorsque les utilisateurs commencent à interagir les uns avec les autres, le succès du projet est atteint. Ils publient leurs propres opinions, apportent de nouvelles connaissances, créent des espaces de collaboration et invitent d’autres utilisateurs à participer, etc.
À n’importe quel moment après votre lancement, le comportement de vos collaborateurs sera réparti entre ces types de comportement.
Par exemple, vous pouvez commencer avec une majorité au niveau 1, d’autres utilisateurs au niveau 2 et de rares champions de niveau 3. L’objectif est d’accompagner progressivement les gens de 1 à 2 puis de 2 à 3.
Il est plutôt rare de parvenir à une adoption de niveau 3 pour 100% des collaborateurs. Dans certains cas, vous allez vous en approcher. Dans d’autres contextes plus difficiles, atteindre les 50% entre 1, 2 et 3 sera déjà considéré comme un énorme succès. En fonction de votre contexte particulier, soyez réalistes dans le choix de vos propres objectifs.
L’essentiel à retenir est que l’adoption n’est pas chose aisée. Comprendre cela est une étape essentielle dans la réussite de votre projet de transformation digitale. Nous vous partageons ci-après quelques obstacles récurrents à une adoption réussie d’un intranet.
3.Obstacles communs à l'adoption de la transformation digitale
Selon votre contexte, vous pouvez faire face à tous ou à certains de ces défis pour l’adoption d’un intranet.
1- Votre staff
Votre personnel peut être plus ou moins prêt à accepter le changement. Le facteur le plus commun à prendre en compte est la répartition des générations au sein de votre effectif. En règle générale, les utilisateurs plus jeunes et plus avertis seront plus faciles à conquérir que les utilisateurs des générations précédentes. N’oubliez pas de les impliquer dans votre projet
2- Votre culture d’entreprise
Votre culture d’entreprise peut constituer un obstacle à surmonter dans vos efforts de transformation numérique. La culture du secret est un exemple pertinent : lorsque les collaborateurs assimilent la connaissance au pouvoir, il sera difficile de promouvoir le partage des bonnes pratiques, des informations et du savoir. .
3- Votre management
Une grande partie de ce succès d’adoption dépendra de l’engagement de votre direction et du fait qu’elle soutienne activement votre initiative à tous les niveaux. En pratique, leur implication est l’un des moyens les plus sûrs et les plus fiables d’aider à l’adoption de l’intranet.
Résumons
La transformation n’est jamais facile – alors soyez prêts !
Le changement est un processus graduel – choisissez des objectifs réalistes
Identifiez vos défis et trouvez des stratégies pour réussir à les dépasser
Gardez toujours à l’esprit que l’apport de valeur est la seule chose qui garantit une adoption durable.
Dans notre prochain article, nous explorerons des stratégies pour résoudre les problèmes d’adoption.
Entre temps, vos commentaires et vos idées sont les bienvenues!
FAQs
Vous trouverez ici les questions les plus fréquemment posées sur l’intranet, avec toutes les réponses en un seul endroit.
Qu'est-ce qu'un intranet ?
Un intranet est une sorte de site web interne d’une entreprise, accessible uniquement à ses collaborateurs et employés. Dans sa forme la plus simple, ce site web présente les actualités et les informations de l’entreprise.
Quelle est la différence entre Internet, intranet et extranet ?
Le premier terme inventé et utilisé historiquement était l’internet. Étymologiquement, le mot internet est composé de “inter” et de “net”.
➝ Découvrez en détails les différences entre intranet, internet et extranet.
Qu’est-ce qu’un intranet moderne ou encore, l’intranet 2.0 ?
Nous pourrions définir l’intranet 2.0 comme un intranet qui est “plus qu’un simple site web”. C’est un intranet qui propose au collaborateur une expérience repensée et de la valeur au-delà d’une simple collection de pages web informatives.
➝ Trouvez la définition d’un intranet moderne ou encore, intranet 2.0.
Quels sont les différents types d’intranet ?
Il y a plusieurs manières de classer les intranets par type.
- Technologie sous-jacente: CMS intranet / portail intranet / intranet sur suite office
- Ensemble fonctionnel: Intranet traditionnel / intranet moderne
- Ensemble fonctionnel: Intranet collaboratif / intranet de type site web
- Centralisation: Intranet centralisé / intranet décentralisé
- Mode d’hébergement: Intranet SaaS / intranet on premise ou cloud privé
➝ Découvrez les 5 différents types pour classer les intranets.
Quelles sont les fonctionnalités principales d’un intranet 2.0 ou intranet d’entreprise moderne?
L’intranet moderne est avant tout une plateforme capable d’accueillir de nombreuses fonctionnalités, notamment des applicatifs métiers de l’entreprise. Il est dès lors impossible de dresser une liste exhaustive de fonctionnalités.
Voici les fonctionnalités principales d’un intranet 2.0 ou intranet d’entreprise moderne :
- Gestion de contenu / communication traditionnelle
- Communication interne envers les employés
- Réseau social
- Outils collaboratifs
- Gestion des connaissances
- Recherche
- Personalisation
- Mobilité
- Integration
- Expérience collaborateur
- L’analyse de données
- Les fonctionnalités du futur – Intelligence artificielle, gamification….
➝ Découvrez 12 fonctionnalités principales d’un intranet 2.0 ou intranet d’entreprise moderne.
Quels sont les avantages de l'utilisation d'Intranet ?
Les avantages et les bénéfices qu’un intranet d’entreprise réussi amène sont nombreux. On peut citer surtout :
- Une communication interne fluide
- Des collaborateurs engagés
- Une culture d’entreprise forte
- Une hausse de productivité
- Le partage des connaissances
- Des collaborations plus efficaces
- Le travail à distance facilité
- Des communautés internes vibrantes
➝ Découvrez les avantages et les bénéfices d’un intranet d’entreprise.
Comment réussir son projet d'intranet?
Voici 7 conseils et astuces pour réussir son projet d’intranet:
- Partir des “employee personas”
- Définir les parcours d’usage
- Choisir la technologie
- Partir de la page blanche
- Agilité
- Accompagnement des utilisateurs
- Gouvernance
➝ Découvrez 7 idées et stratégies pour réussir son projet d’intranet.
Quel est l'avenir de l'intranet ?
L’intranet est avec nous depuis plus de 20 ans. Depuis, il a su évoluer en devenant une véritable digital workplace et en apportant de la valeur aux entreprises et à leurs collaborateurs. En tant que plateforme, l’intranet a montré sa capacité à accueillir de l’innovation, en intégrant toujours de nouvelles fonctionnalités – le réseau social, la collaboration, l’intelligence artificielle….
Je suis la directrice générale d'eXo Platform (une solution de digital workplace open source), une entreprise que j'ai co-fondée pendant mes études et dans laquelle je suis revenue après plusieurs années passées dans le secteur bancaire et dans le conseil. Je blogue sur les nouvelles méthodes de travail, sur l'open-source et la souveraineté. Parfois, je blogue également sur mes propres centres d'intérêt, comme que le développement personnel, l'équilibre vie pro/perso, le développement durable et l'égalité hommes/femmes.
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