- Anne-Sophie Duport
- octobre 5, 2022
8 conseils pour réussir la mise en place de votre intranet
Avant de vous dévoiler tous nos conseils à suivre pour que la mise en place de votre intranet soit un succès, commençons déjà par un petit rappel.
Table des matières
C’est quoi un intranet ?
C’est un réseau informatique, mis en place au sein d’une organisation, pour permettre à ses collaborateurs d’échanger des informations et des documents, dans un environnement sécurisé. Ils accèdent à des espaces dont l’accès est restreint à un groupe prédéfini. Dans de nombreuses organisations, l’intranet se présente sous la forme d’un site web. Pour résumer, c’est l’outil indispensable pour la communication interne.
L’intranet occupe une place centrale dans une organisation et pour que ce soit un succès, son adoption est déterminante. Pour éviter toute résistance au changement de la part de vos équipes, il est indispensable de bien respecter quelques étapes clés.
En effet, selon un rapport de Gartner datant de 2020, 90% des projets d’intranets échouent. Pourquoi ? Le plus souvent parce que :
- Les objectifs sont trop flous
- L’outil est mal adapté aux besoins des collaborateurs
- Il y a un manque de communication et de formation
- La direction est trop peu impliquée.
Vous souhaitez mettre en place un intranet au sein de votre organisation mais vous ne savez pas par où commencer et quels sont les pièges ou erreurs à éviter ?
Suivez nos conseils pas à pas et la mise en place d’un intranet n’aura plus aucun secret pour vous !
1. Définir les objectifs de votre intranet
La première étape pour réussir la mise en place de votre intranet est de définir vos objectifs. Plus ils seront précis, plus votre projet aura des chances de réussir.
D’accord mais vous allez me dire, comment faire pour les identifier ? L’objectif d’un intranet est avant tout de répondre à une ou plusieurs problématiques rencontrées par l’entreprise. Commencez donc par les lister et vous verrez que définir vos objectifs deviendra alors facile et évident.
Un intranet offre de nombreux avantages pour une organisation. Voici une liste non exhaustive qui peut vous aider dans la définition de vos objectifs :
- Centraliser les informations et regrouper les outils du quotidien pour que vos collaborateurs y accèdent facilement et rapidement
- Faciliter le partage de connaissances au sein de votre organisation
- Fluidifier la communication interne et animer des communautés d’intérêt
- Renforcer votre culture d’entreprise
- Faciliter la collaboration
- Améliorer la productivité de vos collaborateurs
- Fédérer vos collaborateurs et renforcer leur sentiment d’appartenance
- Améliorer l’expérience collaborateur
- Booster l’engagement de vos collaborateurs et les fidéliser…
Si votre liste est longue comme le bras, priorisez vos objectifs. Quels sont les plus importants pour vous ? Vous saurez ainsi par où commencer.
2. Identifier et recueillir les besoins et les attentes de chacun
Pour que votre intranet soit adopté par le plus grand nombre, il doit impérativement répondre aux besoins et attentes de vos collaborateurs. Vos équipes n’ont pas toutes la même appétence avec l’informatique et avec les réseaux sociaux. Certains ont l’habitude de partager des informations, d’interagir et de collaborer. Pour d’autres, ce n’est pas une évidence. Il est très important de prendre en compte ces différences, au risque de mettre en place un outil qui n’embarque que quelques-uns de vos collaborateurs.
3. Impliquer la direction et les équipes dès le départ car ce n’est pas qu’un projet technique
Si votre projet d’intranet s’inscrit dans la stratégie de votre organisation et est porté et incarné par la direction, il aura toutes les chances de réussir. Pour faciliter l’adhésion de vos collaborateurs au projet et leur donner envie de suivre la démarche, la direction doit incarner le changement par sa communication, son management, son implication et ses actions.
L’adoption d’un intranet n’est pas un simple changement technique, c’est un véritable bouleversement de votre culture interne. Chaque collaborateur doit avoir le sentiment que son avis est pris en compte. C’est pour cela qu’il est essentiel d’impliquer une palette assez large de collaborateurs dès le début du projet. Les équipes informatiques doivent bien évidemment être présentes mais aussi les différents services, et assurez-vous que l’ensemble des fonctions de votre organisation est bien représenté.
L’objectif est d’expliquer à vos collaborateurs, les atouts d’un intranet, les bénéfices qu’ils pourront en tirer dans leur travail quotidien, les changements à venir et de favoriser au maximum les échanges pour lever les freins. Prenez le temps de récolter les retours et montrez-leur la manière dont vous les prenez en compte. Ils se sentiront ainsi valorisés. Au fil du temps, ces échanges vous permettront de repérer les collaborateurs les plus motivés par le projet et qui deviendront vos ambassadeurs. Vous pourrez vous appuyer sur eux pour mobiliser leurs collègues et les fédérer autour de votre projet d’intranet.
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4. Choisir le prestataire adapté à vos besoins et être bien accompagné
Une fois votre cahier des charges validé, il faut désormais identifier des prestataires susceptibles de répondre à vos attentes et lancer une consultation. Pour vous aider à comparer les différentes solutions qui s’offrent à vous, voici quelques critères à évaluer :
- Les usages et fonctionnalités proposés par la solution correspondent-ils à vos attentes ?
- La facilité d’utilisation de la solution
- La sécurité, l’interopérabilité et l’évolutivité de la solution
- L’accompagnement en amont, pendant et après le déploiement
- La qualité et la réactivité du support client
- La prise en compte de vos retours : est-ce que le prestataire tient compte de vos remarques pour faire évoluer la solution ?
- La qualité des échanges et des relations tout au long de la consultation : pour mener à bien ce type de projet, il est essentiel que vous ayez un bon feeling avec le prestataire et que vous vous sentiez en confiance.
- L’avis des clients, notamment ceux du même secteur ou ayant les mêmes problématiques
- Le tarif : est-ce que le prestataire fonctionne avec une tarification par compte utilisateur ou par utilisateur engagé ?
5. Préparer un plan de communication
Dans tout changement, la communication occupe une place majeure. Si vos collaborateurs ne connaissent pas et ne comprennent pas la ou les problématiques qui ont amené à ce changement, vous aurez à coup sûr des bâtons dans les roues. Le mot d’ordre est donc la transparence ! Soyez honnête le plus possible sur :
- Les problématiques rencontrées par votre organisation
- La stratégie mise en place
- Les objectifs que vous souhaitez atteindre
- Les étapes du projet et votre plan d’actions
- Et ce que vous attendez de la part de vos collaborateurs.
Plus vous serez clair, plus le changement sera facile pour chacun.
Si vous avez identifié des ambassadeurs comme conseillé plus haut, appuyez-vous sur eux pour promouvoir l’intranet auprès de leurs collègues. Son adoption n’en sera que facilitée !
Vous pouvez aussi lancer un concours auprès de vos collaborateurs pour choisir un nom pour votre intranet. Ils se sentiront ainsi plus impliqués dans le projet.
6. Former les équipes
La formation de vos collaborateurs est un incontournable aussi bien en amont, pendant, qu’après le déploiement. Changer les méthodes de travail n’est pas intuitif et demande un apprentissage plus ou moins long pour chaque collaborateur. Organisez des sessions de formations courtes et efficaces. L’idéal est de se concentrer sur un seul usage ou une fonctionnalité. Ainsi, chacun pourra y participer selon ce qui lui semble pertinent et utile pour son quotidien.
La formation sera nécessaire tout au long de la vie du projet car celui-ci évoluera au fil du temps. En effet, une solution s’enrichit au fur et à mesure de nouvelles fonctionnalités et propose de nouveaux usages.
De plus, mettez à la disposition de vos collaborateurs des ressources (documents, vidéos, tutoriels…) pour qu’ils s’approprient le changement et le nouvel intranet.
d'intranets
7. Animer votre intranet pour donner envie de s’y connecter
Rien de mieux que des outils de gamification pour donner envie à vos équipes de se connecter sur le nouvel intranet. Vous pouvez ainsi organiser des challenges et récompenser les collaborateurs les plus actifs. Voici quelques idées de challenges :
- Rédiger un article sur l’intranet
- Proposer un sujet de communication interne
- Interagir sur un article publié
- Partager/liker une publication de votre organisation sur les réseaux sociaux
- Soumettre des idées pour faire évoluer l’intranet
- Collaborer sur un projet…
Trouvez le challenge qui fait le plus sens pour votre organisation. L’objectif est d’inciter vos collaborateurs à contribuer davantage sur l’intranet, à partager et à échanger pour qu’il devienne incontournable !
Invitez aussi votre direction et les managers à montrer l’exemple et à utiliser l’intranet pour partager des informations importantes, pour collaborer sur des projets ou tout simplement pour mettre en valeur le travail de leur équipe. Si l’ensemble des procédures et informations de votre organisation sont disponibles uniquement sur l’intranet, vos collaborateurs n’auront pas d’autre choix que de s’y connecter.
Assurez-vous que le contenu disponible est suffisamment intéressant, attrayant, utile et à jour pour vos collaborateurs. Misez également sur les fonctionnalités sociales de la plateforme en incitant vos équipes à liker, commenter, partager ou à chater.
C’est une nouvelle fois l’occasion de vous appuyer sur vos ambassadeurs pour animer différents espaces, communautés ou équipes.
8. Mettre en place des indicateurs de suivi pour mesurer l’adoption et améliorer en continu votre projet
La mise en place d’un intranet doit avant tout permettre d’améliorer la performance de votre organisation. Instaurer des outils de mesure pertinents et suivre l’évolution des résultats est nécessaire pour valider le bon déroulé de votre projet, ajuster les actions si besoin et s’inscrire ainsi dans une démarche d’amélioration continue. Cette étape permet aussi d’avoir des indicateurs sur la compréhension, l’adhésion et l’implication de vos collaborateurs et d’effectuer ensuite les retours nécessaires à votre direction.
Conclusion
Malgré tous ces bons conseils, vous vous sentez encore perdu et dépassé par l’ampleur de la tâche ? Dans ce cas, il ne vous reste qu’une seule chose à faire !
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Editeur français de logiciels open-source depuis près de 20 ans, eXo Platform est un expert des solutions intranet et de digital workplace. eXo a déjà accompagné des centaines de clients, de toutes tailles aussi bien du secteur public que privé, en France et à l’international, dans leur transformation digitale en leur offrant une digital workplace complète, libre et souveraine, centrée sur l’engagement collaborateur.
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FAQ
Vous trouverez ici les questions les plus fréquemment posées sur intranet, avec toutes les réponses en un seul endroit.
Qu'est-ce qu'un intranet ?
Un intranet est une sorte de site web interne d’une entreprise, accessible uniquement à ses collaborateurs et employés. Dans sa forme la plus simple, ce site web présente les actualités et les informations de l’entreprise.
Quelle est la différence entre Internet, intranet et extranet ?
Le premier terme inventé et utilisé historiquement était l’internet. Étymologiquement, le mot internet est composé de “inter” et de “net”.
➝ Découvrez en détails les différences entre intranet, internet et extranet.
Qu’est-ce qu’un intranet moderne ou encore, l’intranet 2.0 ?
Nous pourrions définir l’intranet 2.0 comme un intranet qui est “plus qu’un simple site web”. C’est un intranet qui propose au collaborateur une expérience repensée et de la valeur au-delà d’une simple collection de pages web informatives.
➝ Trouvez la définition d’un intranet moderne ou encore, intranet 2.0.
Quels sont les différents types d’intranet ?
Il y a plusieurs manières de classer les intranets par type.
- Technologie sous-jacente: CMS intranet / portail intranet / intranet sur suite office
- Ensemble fonctionnel: Intranet traditionnel / intranet moderne
- Ensemble fonctionnel: Intranet collaboratif / intranet de type site web
- Centralisation: Intranet centralisé / intranet décentralisé
- Mode d’hébergement: Intranet SaaS / intranet on premise ou cloud privé
➝ Découvrez les 5 différents types pour classer les intranets.
Quelles sont les fonctionnalités principales d’un intranet 2.0 ou intranet d’entreprise moderne?
L’intranet moderne est avant tout une plateforme capable d’accueillir de nombreuses fonctionnalités, notamment des applicatifs métiers de l’entreprise. Il est dès lors impossible de dresser une liste exhaustive de fonctionnalités.
Voici les fonctionnalités principales d’un intranet 2.0 ou intranet d’entreprise moderne :
- Gestion de contenu / communication traditionnelle
- Communication interne envers les employés
- Réseau social
- Outils collaboratifs
- Gestion des connaissances
- Recherche
- Personalisation
- Mobilité
- Integration
- Expérience collaborateur
- L’analyse de données
- Les fonctionnalités du futur – Intelligence artificielle, gamification….
➝ Découvrez 12 fonctionnalités principales d’un intranet 2.0 ou intranet d’entreprise moderne.
Quels sont les avantages de l'utilisation d'Intranet ?
Les avantages et les bénéfices qu’un intranet d’entreprise réussi amène sont nombreux. On peut citer surtout :
- Une communication interne fluide
- Des collaborateurs engagés
- Une culture d’entreprise forte
- Une hausse de productivité
- Le partage des connaissances
- Des collaborations plus efficaces
- Le travail à distance facilité
- Des communautés internes vibrantes
➝ Découvrez les avantages et les bénéfices d’un intranet d’entreprise.
Comment réussir son projet d'intranet?
Voici 7 conseils et astuces pour réussir son projet d’intranet:
- Partir des “employee personas”
- Définir les parcours d’usage
- Choisir la technologie
- Partir de la page blanche
- Agilité
- Accompagnement des utilisateurs
- Gouvernance
➝ Découvrez 7 idées et stratégies pour réussir son projet d’intranet.
Quel est l'avenir de l'intranet ?
L’intranet est avec nous depuis plus de 20 ans. Depuis, il a su évoluer en devenant une véritable digital workplace et en apportant de la valeur aux entreprises et à leurs collaborateurs. En tant que plateforme, l’intranet a montré sa capacité à accueillir de l’innovation, en intégrant toujours de nouvelles fonctionnalités – le réseau social, la collaboration, l’intelligence artificielle….
- Tags: intranet, Communication interne
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